ワークフローシステムを導入する際には、以下の点に注意する必要があります。
ワークフローシステム導入の際に留意すべきポイントは多岐にわたります。まず、目的の申請書類の作成や利用が容易かどうか、システムが使いやすいかが重要です。さらに、対象組織の情報設定やメンテナンス性、操作の簡便さも注視すべきです。目的の流れをワークフローシステム内で定義できるか、変更が容易か、操作が簡単かも考慮すべき要素です。
また、書類の経路設定による承認決裁の流れを実現できるか、さまざまなステップや条件を適切に組み込むことができるかも確認が必要です。システムを利用して流れの状況や過去の書類が確認できるかも検討すべきポイントです。
全社的な視点で申請から承認、その後の操作が分かりやすいかどうかも重要です。利用人数が多くなった場合でも運用しやすく、処理速度や操作性が確保できるかも確認が必要です。
ワークフローシステム以外の業務との連携が可能かどうかも重要です。シームレスなデータの受け渡しができるかを検討すべきです。
価格やライセンス体系、運用時のメンテナンス性もポイントです。バージョンアップやバグフィックス対応が適切に行われるかも評価すべきです。
最後に、将来の業務範囲の拡張性を確保できるかも考慮すべきです。ワークフローシステムの導入は短期的なものだけでなく、長期的な視野に立って検討することが重要です。