ワークフローシステムとは、業務の流れを効率的に管理する仕組みです。イメージとしては、仕事をする上でのステップや手続きがしっかりと決まっているカタログやガイドブックのようなものです。
例えば、新しいプロジェクトの立ち上げを考えると、プロジェクト提案書を作成して上司の承認を得たり、予算の確認やメンバーのアサインを行ったりといった一連の流れがありますよね。ワークフローシステムでは、これらのステップをシステム上で自動的に進めることができます。
システム上にプロジェクト提案書を作成して、上司に自動的に通知することができるし、上司はシステム上で簡単に承認できます。予算やメンバーの情報もシステム上で管理され、必要な人に自動的に共有されます。
これにより、手作業でのやり取りや紙ベースの書類管理が不要となり、ヒューマンエラーも減ります。また、誰がどのステップを進めるのか、進捗状況はどうかなど、全体の進行状況がリアルタイムで把握できるので、遅延やミスを防ぐことができます。
ワークフローシステムは、さまざまな業務に適用できるため、組織内のさまざまなプロセスを効率化し、生産性を向上させることができます。シンプルかつ効果的な仕組みなので、誰もが利用しやすく、業務のスムーズな進行をサポートします。